Nella mia vita (professionale) precedente, quando ero responsabile dei sistemi informativi di un’azienda, ho creduto molto nell’utilità dei sistemi di gestione elettronica documentale. Riprendo ora il tema perchè mi sembra ancora di grande attualità.
I documenti sono un asset aziendale: sono l’inizio e/o la fine di gran parte dei processi di business. La scelta più o meno consapevole di non gestirli con la dovuta attenzione genera forti inefficienze, anche se spesso non ci si rende conto della loro entità: le difficoltà sui documenti (reperimento, aggiornamento, condivisione) fanno perdere secondo alcuni studi circa il 20% delle ore di lavoro di una persona a settimana.Vediamo in dettaglio alcune cause:
- errori nella compilazione manuale di moduli (non essendo guidata)
- sovra-produzione di fotocopie e stampe, e gestione delle relative macchine
- trasporto del documento cartaceo da un ufficio/edificio all’altro
- attesa della presa in esame dei documenti
- movimento della carta all’interno del proprio ufficio
- esistenza di versioni multiple e disallineate di un documento (“la mia copia”, “la tua copia”, “questa è una versione vecchia”…)
- smarrimento del documento e nuova richiesta al collega o all’interlocutore esterno
Queste difficoltà sono comuni sia alla gestione cartacea che a quella elettronica tradizionale, ovvero quando i documenti (testi, fogli di calcolo, disegni, etc…) vengono salvati su computer con modalità classica, cioè nelle cartelle di un file system.
L’importanza di gestire i documenti in modo più intelligente e più efficace spicca ancora di più, se pensiamo che si stima che solo il 30/40% dei dati sono codificabili, e quindi possono essere gestiti dai sistemi ERP; quindi un’azione anche blanda di ottimizzazione sul “restante” 60% dei dati aziendali, nelle aziende “document-intensive”, è certamente più produttiva e prioritaria rispetto alla sostituzione di una soluzione ERP.
I sistemi che ottimizzano la gestione dei documenti sono i sistemi di gestione elettronica documentale, workflow e business process management (Bpm).
La loro caratteristica fondamentale è che i documenti vengono messi in un database (non in un file system) e quindi il sistema eredita automaticamente tutti i vantaggi dei database, primo fra tutti l’esistenza in un’unica copia del documento, e la sua ridondanza controllata: se ad esempio l’offerta di un fornitore deve essere valutata da un ufficio tecnico per la costruzione di un prototipo, e da un ufficio acquisti, il documento sarà reso visibile ad entrambi ma potrà appartenere a due “fascicoli virtuali” diversi, cioè il “prototipo” per l’uno e le “offerte in sospeso” dell’altro. Non vi saranno problemi di condivisione, fotocopie, versioni disallineate, etc… Naturalmente stiamo parlando di documenti che pur finendo in un database conservano il loro formato originale: un’email si continua a visualizzare col client di posta, un foglio elettronico con Excel o Calc, etc…
Ma il vero vantaggio è un altro: oltre al documento, è possibile implementare nel sistema anche il flusso di lavoro al quale il documento appartiene, e col flusso anche gli attori che lo devono portare avanti. Vediamo questo scenario con un esempio da un frammento di un processo tipico, l’acquisto di materiali in un’azienda:
- genero con un word-processor un documento che è una “richiesta di acquisto” e lo inserisco nel documentale, ad esempio trascinando il file su un’icona sul desktop;
- all’inserimento, si attiva il gestore degli eventi che riconosce il tipo del documento e invia automaticamente un’email ad un mio collega che dovrà approvarmi l’acquisto;
- l’approvatore la riceve, apre il link al documento in essa contenuto, esamina la richiesta e la approva, modificando lo stato e risalvando il documento; si attiva di nuovo il gestore degli eventi che mi informa con un’email che la mia richiesta è stata approvata.
Sottolineiamo i vantaggi di questa modalità di lavoro:
- il documento rimane unico nel database, e i messaggi di posta che fanno riferimento ad esso contengono solo un link al documento, non una sua copia: si evita la ridondanza delle copie spedite, ricevute, salvate in altre cartelle, nel backup, etc…
- maggiore chiarezza su “cosa fare” e “quando” : il sistema di workflow mi guida nei compiti e mi segnala a quali eventi devo fare fronte (e i sistemi più evoluti mi sollecitano in caso di ritardi) inviandomi delle e-mail (“c’è un’offerta da fare”, “c’è una richiesta da approvare”)
- Possibilità per il management di rivedere i processi i molto più frequentemente, in quanto la loro manutenibilità è enormemente facilitata
Oltre ai documenti quali email, fax in formato elettronico, file mp3, disegni tecnici, e quant’altro, è possibile importare automaticamente e periodicamente in questi sistemi anche i documenti prodotti dal gestionale presente in azienda (ordini, bolle, fatture, etc…): è possibile quindi avere nell’unico framework del gestore documentale tutti i documenti che determinano gli step di un processo aziendale, per esempio tutti i documenti correlati ad una transazione con un cliente, a partire da una sua email iniziale di richiesta per finire con il documento di spedizione dei prodotti acquistati, includendo tutte le eventuali comunicazioni e documenti intermedi creati per la transazione.
L’impatto iniziale dell’implementazione non deve destare preoccupazione, in quanto l’implementazione di un processo nel documentale-workflow, qualsiasi software si andrà a scegliere, sarà molto soft, essendo sempre possibile implementare un processo alla volta, in maniera del tutto indipendente dagli altri.
